Evenementen in onzekere tijden: advies en voorbereidingen gaan door

Het coronavirus zorgde er het afgelopen jaar voor dat er nauwelijks evenementen waren. Toch zat Jarno Rouweler, adviseur risicobeheersing en evenementen bij GHOR Twente, niet stil. En ook nu heeft hij genoeg te doen. ‘Als we nu niet beginnen met advies en voorbereidingen is het voor de organisatoren van evenementen sowieso te laat.’

Risicoanalyses maken van grotere evenementen, adviseren over geneeskundige inzet en checken of de aanrijroutes voor bijvoorbeeld ambulances wel in orde zijn. Als adviseur risicobeheersing en evenementen bij GHOR Twente geeft Jarno Rouweler normaal gesproken jaarlijks advies bij zo’n veertig grote evenementen die risico’s met zich meebrengen. Na een multidisciplinair overleg (met de politie, brandweer, Veiligheidsregio Twente, de betreffende gemeente en de organisatie van het evenement) maakt Jarno een analyse. Hoeveel hulpverleners zijn er nodig, waar moeten ze precies staan en welke middelen zijn er op een EHBO-post nodig. Van tevoren wordt een advies uitgebracht en op de dag zelf checkt Jarno (of een Officier van Dienst-Geneeskundig, oftewel een OvD-G) regelmatig of de praktijk overeenkomt met de gemaakte plannen. Na het evenement volgt een evaluatie, zodat bepaalde aspecten volgend jaar nog beter kunnen.

Maatwerk

‘Geen enkel evenement is hetzelfde, maatwerk is nodig. Een hardloopevenement brengt andere risico’s met zich mee dan een hardcorefeest. Bij bijvoorbeeld de marathon van Enschede heb je meerdere EHBO-posten op de route nodig voor eventuele blessures. Daar is onderlinge communicatie extra belangrijk.

Corona

Toen het eerste coronageval in Nederland werd vastgesteld zat Jarno volop in het werk. ‘Van februari tot juli is bij ons de drukste periode. Vergunningen voor grote evenementen moeten namelijk twaalf weken van tevoren worden aangevraagd.’ Het is al snel duidelijk dat evenementen worden verboden. ‘Daarom ben ik onderdeel geworden van het COVID-19-projectteam van de GHOR. We hebben onder meer nagedacht over een mogelijk zorghotel en noodlocaties voor als het in de ziekenhuizen echt niet meer te doen zou zijn.’ Daarnaast hielp Jarno onder andere bij het opstellen van veiligheidsplannen voor vaccinatielocaties. ‘Er zijn inmiddels zes vaccinatielocaties in Twente, waarbij verschillende partijen samenwerken. Wat dat betreft lijken de werkzaamheden wel op wat er komt kijken bij een evenement.’

We zijn afhankelijk van landelijke richtlijnen, daarom is het lastig om nu iets te zeggen over de voorwaarden die in de toekomst gelden. Maar als we nu niets doen is het voor organisatoren sowieso te laat. Zij moeten al vergunningen aanvragen. In een later stadium kijken we dan welke voorwaarden nodig zijn. Natuurlijk overleggen we intern al wel en kijken we waar we ons op kunnen voorbereiden.’

Go of no-go

Het is een onzekere tijd. ‘Gelukkig is er voor organisatoren nu een garantiefonds als ze aan bepaalde voorwaarden voldoen. De meeste organisatoren hebben inmiddels voor zichzelf een deadline gesteld. Als er op die dag geen zekerheid is, gaat het niet door. De versoepelingen gaan in elk geval in stapjes. Het zal niet zo zijn dat ineens alles weer kan. Gelukkig ziet iedereen weer het licht aan het einde van de tunnel. We proberen te kijken naar mogelijkheden in plaats van naar onmogelijkheden. Het is dus niet ‘dit mag niet’, maar ‘op deze manier kan het wel’. We zitten er in elk geval bovenop. Het wordt sowieso een druk najaar.’

Handreiking evenementenveiligheid

Dit interview is half mei 2021 afgenomen. Details kunnen veranderd zijn op moment van publicatie.

Evenementenspreekuur

De evenementenbranche lag in 2020 niet helemaal stil. In de zomermaanden waren kleine evenementen mogelijk. Jarno Rouweler: ‘Daarom organiseerden we bij Veiligheidsregio Twente (waar GHOR Twente deel van uitmaakt) een evenementenspreekuur. Daar konden mensen terecht met COVID-19-gerelateerde vragen. In twee maanden tijd hebben we zo’n zestig aanvragen gekregen. Zo kon onder andere de Singelloop in Enschede doorgaan en hielpen we Heracles en FC Twente met coronaprotocollen.’ Veiligheidsregio Twente denkt erover na om zo’n spreekuur ook na corona in stand te houden.